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Démarches en cas de déménagement d’entreprise à Marseille et partout en France

Avant le jour J, l’équipe spécialiste en déménagement de Devis Déménageur vous présente les différentes démarches à réaliser pour un transfert efficace à Bordeaux, Paris, Lyon, Marseille, Toulouse, Nantes, Rennes, Nice, Lille, La Rochelle, Toulon…

Prévision budgétaire, dépôt de préavis des locaux commerciaux, cahier des charges des opérations… Nos conseillers vous proposent de faire une check-list des différentes étapes à effectuer pour une bonne organisation avec vos salariés et la société de déménageurs professionnels.

Votre société évolue, il est temps de faire le nécessaire pour répondre aux nouveaux besoins de votre entreprise tout en pensant au bien-être de votre équipe !

Préparation du budget pour le déménagement

L’une des premières étapes essentielles pour poser les bases du transfert des locaux est la prévision budgétaire. En effet, plusieurs acteurs sont liés au déménagement de votre entreprise : les salariés, la société de déménagement que vous solliciterez, les informaticiens pour la maintenance et la gestion de votre parc, etc.

Comptez notamment les frais des nouveaux locaux, du déménageur, l’achat de mobilier et le coût de rénovation éventuelle.

Pose de préavis et audit des nouveaux locaux

Il est important de bien lire votre contrat de bail avant de déposer votre préavis car des charges supplémentaires peuvent s’y ajouter en cas de non-respect du délai qui est estimé généralement entre 3 et 6 mois. Dans le cas de l’achat des nouveaux locaux, veillez à prévoir un audit complet afin de confirmer que les nouveaux bureaux répondent effectivement à vos nouveaux besoins : capacité des locaux, état de l’existant, normes des installations électriques et autres…

Planification des différentes opérations pour le transfert

Préparez un cahier des charges pour ordonner les différentes tâches à effectuer en amont et lors du jour J pour le déménagement. Afin de réaliser un suivi efficace, rien ne vaut le bon calendrier pour avoir un visuel de l’état d’avancement des opérations à effectuer ainsi que des personnes responsables d’équipe des différents services qui y sont assignées. Avec cette planification, vous pourrez clairement définir une équipe spécialement dédiée au déménagement pour une organisation efficace.

Aménagement des nouveaux bureaux

Grâce à l’audit préalablement réalisé avant l’achat des locaux, vous avez enfin choisi l’endroit idéal pour poursuivre votre activité. L’idée d’aménager les nouveaux bureaux est avant tout de pouvoir anticiper et déterminer les travaux à faire avant toute installation du personnel : c’est pourquoi Devis Déménageur vous suggère de faire plusieurs devis auprès des sociétés de rénovation immobilière afin d’estimer et de choisir le meilleur prix pour votre budget.

Communication auprès des collaborateurs

Organisez le terrain pour une installation sans soucis pour vous et votre personnel. Le bien-être de vos équipes compte tout autant que l’évolution de votre activité ! Prévenez vos collaborateurs plusieurs mois avant le jour J et rassurez-les sur les raisons pour lesquelles vous avez choisi de transférer les bureaux. Anticipez leurs doutes et leurs questions dans un dossier préétabli sur les avantages des nouveaux locaux. Si besoin, rappelez-leur les droits auxquels ils peuvent bénéficier en tant que salarié.

Effectuer les formalités administratives importantes

Quelques jours avant de faire le déplacement des locaux, il est essentiel de mettre à jour votre dossier d’entreprise, à savoir prévenir les différents organismes auxquels vous êtes rattaché pour le changement d’adresse et élaborer une stratégie de communication pour vos clients et vos partenaires. Concernant les autres installations telles que la téléphonie ou l’accès à Internet, pensez à le faire également pour les nouveaux bureaux.

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